Informacje na temat przetwarzania danych osobowych

Administratorem danych osobowych będzie DHL Parcel Polska sp. z o.o., z siedzibą Warszawie (adres: ul. Osmańska 2, 02-823 Warszawa), dalej zwany „DHL”.

W DHL został powołany inspektor ochrony danych, dalej zwany „IOD”. Możesz kontaktować się z IOD we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych oraz z wykonywaniem przysługujących Ci praw, wysyłając maila na adres: dpo.parcel@dhl.com

Poniżej przedstawiamy Ci wszystkie występujące standardowo w działalności DHL cele przetwarzania danych przez DHL.

Szczegółowy cel przetwarzania Twoich danych jest Ci każdorazowo komunikowany przez DHL w momencie pozyskiwana Twoich danych.

Dane osobowe są przetwarzane przez DHL w celu realizacji Twojego zamówienia, w tym zamówionych przez Ciebie usług dodatkowych, rejestracji, obsługi i zapewnienia działania Twojego konta klienta na dhl24.com.pl lub w innych serwisach DHL (jeśli je założyłeś), rejestracji, obsługi i zapewnienia działania Twojego konta na efaktura.dhl.parcel.pl (jeśli je założyłeś), prowadzenia kontaktów w związku z wykonywaniem usług, reagowania na interwencje, skargi, reklamacje lub zmiany dyspozycji, przesyłania informacji finansowo-rozliczeniowych, realizacji promocji, prowadzenie korespondencji w odpowiedzi na wiadomości, które do nas skierujesz oraz w celach marketingowych polegających na przedstawianiu Ci ofert usług DHL i podmiotów trzecich.

Podstawą prawną przetwarzania Twoich danych osobowych będzie:

  • umowa łącząca Ciebie z DHL w zakresie realizacji Twojego zamówienia, w tym zamówionych przez Ciebie usług dodatkowych i w zakresie realizacji innych zobowiązań DHL wobec Ciebie, prowadzenia kontaktów w związku z wykonywaniem usług, reagowania na interwencje, skargi, reklamacje lub zmiany dyspozycji (na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO);
  • umowa łącząca Ciebie z DHL w zakresie utrzymywania i obsługi Twojego konta klienta w serwisach DHL, np. dhl24.com.pl (na podstawie art. 6 ust. 1 lit b) RODO);
  • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów DHL obejmujących przygotowanie odpowiedzi lub załatwienie sprawy, która została zgłoszona w Twojej wiadomości, przesłanej na adres email DHL lub poprzez formularz na stronie internetowej DHL (na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
  • niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów DHL polegających na prowadzeniu marketingu bezpośredniego usług DHL i podmiotów trzecich (w tym poprzez przygotowanie dedykowanej oferty, tworzonej w oparciu o szacunkowe ilości przesyłek), ustalenia, dochodzeniu roszczeń lub ochrony przed roszczeniami a także obejmujących działania niezbędne do wykonania umowy, której stroną nie jest osoba fizyczna (na podstawie art. 6 ust. 1 lit f) RODO);
  • obowiązek prawny ciążący na DHL w zakresie dokumentowania zdarzeń gospodarczych dla celów podatkowych i rachunkowych (na podstawie art. 6 ust. 1 lit c) RODO).

Do Twoich danych dostęp będą miały, poza pracownikami, pełnomocnikami i członkami organów DHL, osoby i podmioty zapewniające działanie, utrzymanie i serwis systemów i rozwiązań IT stosowanych przez DHL.

Ponadto, w zależności od charakteru sprawy, Twoje dane osobowe DHL może przekazać jedynie następującym podmiotom:

  • podmiotom współpracującym z DHL i realizującym na rzecz DHL usługi, w tym przewozowe, lub
  • ubezpieczycielom DHL, lub
  • podmiotom świadczącym na rzecz DHL usługi księgowe, rachunkowe, finansowe, doradztwa prawnego lub podatkowego, lub
  • organom publicznym, w tym sądom, na ich uzasadnione żądanie, lub
  • organom publicznym, w tym sądom oraz pełnomocnikom, ubezpieczycielom DHL i doradcom DHL, w przypadku gdy będzie to konieczne dla obrony DHL przed roszczeniami lub w celu dochodzenia przez DHL roszczeń, lub
  • partnerom DHL, których aktualna, pełna lista znajduje się tutaj.

Twoje dane osobowe nie będą przekazywane poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego ani do organizacji międzynarodowych.

Okres przechowywania Twoich danych przez DHL będzie zależał od celu przetwarzania Twoich danych przez DHL.

W przypadku, w którym Twoje dane są przetwarzane przez DHL w celu wykonania umowy pomiędzy Tobą a DHL (np. umowy przewozu) lub w celu wykonania innych zobowiązań na Twoją rzecz przez DHL (np. do prowadzenia konta klienta na serwisach DHL, w tym dhl24.com.pl), Twoje dane osobowe DHL będzie przechowywał przez okres potrzebny do wykonania zobowiązań DHL na Twoją rzecz, np. wynikających z umowy przewozu (zamówienia) oraz do upływu okresu przedawnienia wszelkich Twoich roszczeń wobec DHL i roszczeń DHL wobec Ciebie, związanych z takimi zobowiązaniami, np. wynikających z umowy przewozu (zamówienia), chyba że przechowywanie danych będzie konieczne dłużej dla celów zobowiązań podatkowych – w takim wypadku usunięcie nastąpi niezwłocznie po upływie okresu przedawnienia zobowiązań podatkowych związanych z zobowiązaniem, np. z umową przewozu (zamówieniem) (np. w celach rozliczeniowych związanych z danym zamówieniem, Twoje dane będą przechowywane przez 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku związanego z zamówieniem).

W przypadku, w którym Twoje dane są przetwarzane przez DHL z uwagi na niezbędność przetwarzania do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów DHL, Twoje dane osobowe DHL będzie przechowywał przez okres niezbędny do zrealizowania celów wynikających z Takich interesów, przy czym dla celu polegającego na marketingu bezpośrednim przez okres istnienia prawnie uzasadnionego interesu do prowadzenia marketingu, chyba że skorzystasz ze swojego prawa i zgłosisz sprzeciw wobec przetwarzania tych danych dla celów marketingowych. W takim przypadku DHL może przechowywać Twoje dane przez okres przedawnienia Twoich roszczeń wobec DHL lub roszczeń DHL wobec Ciebie, wynikający z przepisów prawa, jeśli przetwarzanie tych danych będzie niezbędne w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami.

Dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów DHL obejmujących ustalenie i dochodzenie roszczeń lub obronę przed roszczeniami, DHL może przechowywać Twoje dane przez okres przedawnienia Twoich roszczeń wobec DHL lub roszczeń DHL wobec Ciebie wynikający z przepisów prawa (przykładowo ogólny termin przedawnienia roszczeń związanych z działalnością gospodarczą wynosi 3 lata, zaś ogólny termin przedawnienia roszczeń konsumenta wobec DHL wynosi 10 lat; podane wyżej okresy przechowywania danych osobowych mogą ulec zmianie wraz ze zmianą powszechnie obowiązujących przepisów prawa).

Dla realizacji prawnie uzasadnionych interesów DHL obejmujących udzielenie odpowiedzi na Twoją wiadomość, pytanie, skargę lub sugestię, DHL może przechowywać Twoje dane przez okres niezbędny do udzielenia odpowiedzi lub załatwienia sprawy, z którą się zwrócisz do DHL, przy czym DHL może przedłużyć ten okres o okres przedawnienia Twoich roszczeń wobec DHL lub roszczeń DHL wobec Ciebie wynikający z przepisów prawa, jeśli przetwarzanie tych danych będzie niezbędne w celu ustalenia lub dochodzenia roszczeń, a także w celu obrony przed takimi roszczeniami.

Ponadto, w przypadku podniesienia roszczeń w stosunku do DHL lub przez DHL, np. w związku z umową przewozu (zamówieniem) zawartą pomiędzy Tobą a DHL, Twoje dane będą przechowywane nie dłużej niż będzie to potrzebne w związku z właściwymi postępowaniami dotyczącymi takich roszczeń.

W przypadku, gdy Twoje dane są przetwarzane przez DHL z uwagi na ciążący na DHL obowiązek prawny, DHL będzie przechowywał te dane tak długo jak długo ciążył będzie na DHL właściwy obowiązek prawny. Jeżeli Twoje dane będą konieczne do dokumentowania zdarzeń gospodarczych dla celów rachunkowych, Twoje dane w tym zakresie będą przechowywane przez DHL tak długo jak długo będzie istniał prawny obowiązek DHL posiadania dokumentu tych zdarzeń.

W związku z tym, że DHL przetwarza Twoje dane osobowe, przysługuje Ci wiele praw. Poniżej przedstawiamy ich zwięzły opis. W celu skorzystania z tych praw lub uzyskania dodatkowych informacji w tym zakresie zachęcamy do kontaktu z IOD DHL za pośrednictwem emaila: dpo.parcel@dhl.com

Jeżeli zwrócisz się do DHL z żądaniem skorzystania ze Swoich praw, DHL może zażądać, w przypadku uzasadnionych wątpliwości co do Twojej tożsamości, dodatkowych informacji w celu potwierdzenia Twojej tożsamości. DHL będzie odpowiadał na żądania bez zbędnej zwłoki, możliwie w terminie miesiąca od dnia otrzymania żądania.

Jeżeli DHL wykaże, że Twoje żądania są ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne, w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter, DHL może: a) pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań; albo b) odmówić podjęcia działań w związku z żądaniem.

Masz prawo do żądania dostępu do Twoich danych osobowych, w tym w szczególności informacji o tym czy DHL przetwarza Twoje dane osobowe oraz o zakresie danych posiadanych przez DHL, celach przetwarzania danych czy kategoriach odbiorców Twoich danych, o ile to możliwe, o planowanym okresie przechowywania danych, o przysługujących Ci prawach dotyczących danych osobowych, informacje o źródłach pozyskania przez DHL Twoich danych, jeżeli nie zostały zebrane od Ciebie. Masz ponadto prawo do uzyskania kopii danych, z tym zastrzeżeniem, że uzyskanie pierwszej kopii danych jest bezpłatne a uzyskanie każdej kolejne kopii może wiązać się z koniecznością wniesienia opłaty w rozsądnej wysokości uwzględniającej koszty administracyjne przygotowania takiej kopii danych.

Masz prawo żądania niezwłocznego sprostowania nieprawidłowych danych lub, z uwzględnieniem celów przetwarzania, uzupełnienia danych niekompletnych.

Masz prawo żądania usunięcia Twoich danych, jeżeli zachodzi jedna z następujących okoliczności:

a) dane osobowe nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane lub w inny sposób przetwarzane;

b) wniosłaś/wniosłeś skuteczny sprzeciw wobec przetwarzania;

c) dane osobowe były przetwarzane niezgodnie z prawem;

d) dane osobowe muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego;

e) cofnęłaś/cofnąłeś zgodę na przetwarzanie danych osobowych a dane osobowe były przetwarzane na podstawie Twojej zgody i nie ma innej podstawy prawnej ich przetwarzania.

Nie będziesz mogła/mógł jednak skorzystać z prawa do usunięcia danych m.in. jeżeli takie dane niezbędne są do ustalenia lub dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Masz prawo żądania ograniczenia przetwarzania w następujących przypadkach: a) jeżeli kwestionujesz prawidłowość danych osobowych – na okres pozwalający sprawdzić prawidłowość tych danych; b) przetwarzanie jest niezgodne z prawem i sprzeciwiasz się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich wykorzystywania; c) dane osobowe nie są już potrzebne DHL ale potrzebne są Tobie do ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami; d) w przypadku wniesienia przez Ciebie sprzeciwu – do czasu stwierdzenia, czy prawnie uzasadnione podstawy po stronie DHL są nadrzędne wobec podstaw Twojego sprzeciwu.

Masz prawo otrzymać w ustrukturyzowanym, powszechnie używanym formacie nadającym się do odczytu maszynowego Swoje dane osobowe, które dostarczyłaś/dostarczyłeś DHL oraz masz prawo przesłać te dane osobowe innemu administratorowi bez przeszkód ze strony DHL, jeżeli: a) przetwarzanie odbywa się na podstawie Twojej zgody lub na podstawie umowy z Tobą a jednocześnie b) przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany. Masz jednocześnie prawo żądania by dane osobowe zostały przesłane przez DHL bezpośrednio innemu administratorowi danych, o ile jest to technicznie możliwe.

Masz prawo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw – z przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją – wobec przetwarzania Twoich danych, jeżeli podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes DHL.

Na skutek sprzeciwu DHL zaprzestanie przetwarzać Twoje dane osobowe, chyba że wykaże istnienie ważnych prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec Twoich interesów, praw i wolności lub podstaw do ustalenia, dochodzenia roszczeń lub obrony przed roszczeniami.

Jeżeli dane osobowe są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, możesz w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania, w tym profilowania, bez konieczności wykazywania przyczyn związanych ze swoją szczególną sytuacją a DHL zobowiązany jest niezwłocznie zaprzestać takiego przetwarzania.

Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych jeżeli sądzisz, że przetwarzanie Twoich danych osobowych narusza przepisy prawa w tym zakresie.

Wszelkie dane podajesz dobrowolnie.

W zależności od sytuacji, w której DHL może pozyskać Twoje dane, podanie pewnych danych (określonych przez DHL jako dane wymagane) może być warunkiem zawarcia umowy z DHL lub warunkiem rozpoczęcia świadczenia usług przez DHL, np. otwarcia i prowadzenia przez DHL konta klienta na serwisach DHL, np. dhl24.com.pl.

Podanie nazwy i adresu nadawcy, nazwy i adresu odbiorcy jest niezbędne w celu zamówienia usługi. Podanie telefonu odbiorcy niezbędne jest do skorzystania z dodatkowych usług polegających na powiadomieniu SMS oraz usługi informowania przed doręczeniem. Podanie imienia i nazwiska (nazwy), adresu i numeru NIP może stanowić ustawowy wymóg i być niezbędne do przygotowania dokumentacji dla celów podatkowych.

W przypadku kierowania wiadomości lub próśb do DHL (np. o przesłanie oferty DHL), podanie danych teleadresowych nie jest wymogiem ustawowym ani umownym ani warunkiem zawarcia umowy, jednakże podanie wymaganych danych jest niezbędne dla umożliwienia DHL udzielenia odpowiedzi.

W zależności od sytuacji, w której DHL może pozyskać Twoje dane, brak podania określonych informacji może uniemożliwić zawarcie umowy z DHL, złożenie zamówienia, skorzystanie z dodatkowych usług, otwarcie i prowadzenie Twojego konta klienta w serwisach DHL, np. dhl24.com.pl, otrzymanie prawidłowych dokumentów podatkowych od DHL, otrzymanie od DHL oferty lub odpowiedzi na wiadomość skierowaną do DHL, złożenie do DHL reklamacji, skargi, interwencji czy zmiany dyspozycji zamówienia.

Twoje dane osobowe nie będą wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym do profilowania.